Сводка: принуждение пользователей просматривать PDF-файлы на экране вызывает разочарование и усложняет завершение задач по сравнению со стандартными веб-страницами. Используйте PDF только для документов, которые пользователи будут печатать. Следующие 10 рекомендаций сведет к минимуму проблемы с юзабилити.
Каким бы удобным это ни было, не используйте PDF для отображения контента, который пользователи должны читать онлайн. После 20 лет наблюдения за тем, как пользователи выполняют аналогичные задачи на разных сайтах, использующих либо PDF-файлы, либо обычные веб-страницы, одно остается несомненным: PDF-файлы ухудшают пользовательский опыт.
Проблемы с PDF-файлами
PDF-файлы предназначены для документов, которые пользователи будут печатать. Они оптимизированы для формата бумаги, а не для окон браузера или современных устройств. Мы часто видим, как пользователи теряются в PDF-файлах, потому что ориентированный на печать вид предоставляет только небольшой проблеск содержимого. Пользователи не могут просмотреть и проскролить PDF-файл, как на веб-странице. Содержимое разбивается на листы бумаги, что хорошо для печатных документов, но вызывает серьезные проблемы с удобством использования в интернете.
PDF-файлы содержат много тяжелого текста и сложной графики, которые увеличивают размер файла и время, необходимое для загрузки. В них отсутствует навигация и другие элементы интерфейса, которые помогают пользователям быстро и легко перемещаться по документу. Неспособность быстро ориентироваться затрудняет поиск информации и отнимает много времени. В PDF-файлах иногда используются кликабельные оглавления, но пользователи все равно испытают трудности с поиском и замедляются. Использование Command или Control + F (вызов команды поиска) в PDF-файле знакомо не всем пользователям.
Полезность PDF-файлов для печати также уменьшается из-за заботы об экологии. Многие организации стараются быть экологичными, и поэтому дважды подумайте, прежде чем печатать длинный документ, который можно и нужно отформатировать и структурировать для использования в интернете
Почему PDF-файлы по-прежнему распространены?
PDF-файлы по-прежнему широко используются, потому что люди ошибочно полагают, что публикация PDF-файла быстрее и проще, чем создание веб-страницы. Однако вам все равно придется продумать, написать и разработать контент, который будет размещен в PDF. Почему бы не потратить это время на доступную HTML-страницу, которая правильно написана и оформлена? Например, когда мы спросили руководителя группы о процессах управления контентом, она сказала:
Обычно кто-нибудь передает нам PDF-файл и говорит: "Выложи это в сеть.” У нас есть стапйлгайд, и мы помогаем нашим коллегам понять, что нам нужно выбрать макет для контента, прежде чем он попадет в сеть. Они хотят, чтобы это было красиво, но мы хотим, чтобы это было полезно. Мы пытались внедрить стандарты, но люди всегда говорят, что им это нужно быстро, и ожидают, что мы опубликуем PDF-файл.”
В действительности, на управление и обновление PDF-файлов требуется больше времени, чем на веб-страницы. Чтобы внести простое изменение, нужно найти исходный документ, внести изменения, убедиться, что он доступен, сохранить его как новый PDF-файл, повторно опубликовать его и убедиться, что все существующие ссылки указывают на новую версию. В отличие от веб-страницы, где вы просто открываете CMS, находите страницу, вносите изменения с помощью редактора WYSIWYG, сохраняете и публикуете. Если вы используете дизайн на основе компонентов, систему дизайна или набор заранее определенных шаблонов, вам не нужно тратить много времени на выяснение того, как будет выглядеть веб-страница, и ссылка останется неизменной после внесения изменений.
В некоторых случаях PDF-файлы предпочтительнее, поскольку они дают менее опытным создателям контента чувство контроля и защиты над информацией и макетом. Им может казаться, что перемещение содержимого из PDF-файла на веб-страницу приведет к потере части этого контроля; они возможно не думают, что могут эффективно разместить содержимое на веб-странице. Они также могут отказываться признавать, что PDF-файл ужасен для удобства использования, думая, что он не так уж и плох. В другом примере, когда мы спросили контент-менеджера, что вызывает изменения во внутренней сети, она сказала:
Обычно мы получаем документ Word или Excel. Иногда это PDF-файл. Все, на что я ссылаюсь в сети, я конвертирую в формат PDF
Существуют оправданные случаи, когда документы должны быть в формате PDF (например, юридические документы), но это не означает, что PDF-это единственный формат, в котором должен существовать контент. PDF-файлы обычно передаются внутри корпорации и в юридических отделах, поэтому неудивительно, что они часто попадают в сеть. Во время исследования мы наблюдали, как контент-менеджер пытается убедиться, что PDF-файлы были актуальны; она написала письмо коллеге, в котором говорилось:
Привет! У меня есть прикрепленные PDF-документы для нашего сайта. Информация в них всё еще действительна? Или есть ещё что-нибудь, чем мы можем поделиться?
Технические или ресурсные ограничения также приводят к тому, что организация использует файлы PDF поверх веб-страниц. Члены команды могут нести лишь частичную ответственность за создание или управление контентом в дополнение к своей постоянной работе, поэтому оформление контента для сети становится менее приоритетным. Или создатели контента чувствуют себя комфортно при использовании простых, знакомых инструментов, таких как ПО для обработки текста и слайды презентаций, которые делают экспорт в PDF-файлы намного проще, чем учится новому инструменту. Организации также часто не имеют надлежащей стратегии контента и процессов, которые защищали бы их от случайно размещенных PDF-файлов. По этой теме один контент-менеджер сказал:
Это просто хобби. У нас есть сотрудник, который обычно публикует контент, но она сейчас отсутствует, и мне нравится менять деятельность. Так что, поскольку я сам могу это сделать, я просто делаю это.
Рекомендации по использованию PDF-файлов
Если вы хотите использовать PDF-файл, следуйте приведенным ниже рекомендациям. Но помните, что PDF никогда не следует использовать для отображения цифрового контента, который пользователи будут читать онлайн, он подходит только для печати.
1. Решите, насколько пользователям необходимо распечатывать PDF.
Какие документы попадают в категорию “для печати”? Вам нужно провести исследования (полевые исследования, юзабилити-тестирование и контекстные запросы, чтобы выяснить это. Предоставьте им PDF-версию большого документа, такого как отчет или руководство, или чего-то столь же простого, как одностраничное меню кафе или календарь спринтов для вашей команды. Все будет зависеть от пользователей и их предпочтений чтения, связанных с содержанием и задачей. Если вы обнаружите, что пользователи не хотят распечатывать документ, выберите другой цифровой формат для передачи сообщения.
2. Сделайте PDF-файл доступным. PDF изначально недоступен
Требуется проделать дополнительную работу, нельзя просто экспортировать документ и считать, что все готово. Текст должен быть доступен для поиска, шрифты должны позволять извлекать символы в текст, а поля формы должны быть помечены как интерактивные и включать сообщения об ошибках с правильным временем. Пользователи должны иметь доступ к закладкам с помощью клавиатуры, а настройки безопасности в PDF не должны мешать возможностям программы чтения с экрана. Структурные теги в заголовках, абзацах, таблицах и других элементах должны быть установлены для определения порядка чтения, а ALT-текст должен быть в изображениях. Цвет не должен использоваться для передачи смысла, а также должен быть правильный контраст между передним планом и фоном.
3. Создайте страницу HTML, которая предоставляет пользователям необходимую информацию о файле, не заставляя их читать PDF-файл в браузере.
Данная страница резюмирует основные сообщения, которые можно найти в PDF для того, чтобы пользователям не приходилось читать PDF-файл в окне браузера, чтобы получить необходимую информацию, при этом сохраняя возможность загрузки PDF-файла. На странице HTML контент можно четко отформатировать и структурировать в соответствии с лучшими практиками в вебе. При этом четко обозначена ссылка для загрузки PDF-файла, включая количество страниц и размер файла. Эта информация поможет пользователям решить, стоит ли скачивать PDF-файл.
Если по техническим причинам вы не можете создать HTML страницу для PDF-файлов, рекомендуем воспользоваться услугами специалистов, чтобы создать шаблон страницы HTML. Использование более совершенных методов и навыков для преобразования устаревших PDF-файлов в веб-страницы принесет дивиденды в виде экономии времени и отличному UX в долгосрочной перспективе. Благодаря огромным достижениям в области управления веб-контентом и легкости, с которой люди могут публиковать онлайн-контент сегодня, нет причин, по которым должно существовать большое количество PDF-файлов. Вам не нужны сложные навыки программирования для создания веб-страницы как 20 лет назад. Ниже пример руководства по оформлению типовых школ на сайте студии Артемия Лебедева. Пользователи могут просматривать содержимое непосредственно на странице или могут загрузить PDF-файл.
4. Подумайте, должен ли PDF-файл открываться в новом окне или вкладке, в том же окне или вкладке или должен сразу загружаться.
Это еще один ориентир, который требует исследования, поскольку правильный ответ может быть разным в зависимости от аудитории и от задачи. Если PDF-файл будет использоваться в качестве справочного материала при выполнении другого процесса (например, когда PDF-файл содержит инструкции), полезно открыть его в новой вкладке или в новом окне, чтобы пользователи могли легко переключаться между основной задачей и ссылкой. Однако, если PDF-файл будет использоваться сам по себе, то размещение его на другой вкладке может обременить пользователей, увеличивая беспорядок в браузере (слишком много вкладок). А на мобильных устройствах несколько вкладок часто сбивают с толку, и ими сложно управлять.
Например, в нашем недавнем исследовании у многих сотрудников было открыто несколько вкладок браузера одновременно.Когда они сталкивались с PDF (или несколькими), которые открывались в еще одной новой вкладке, они часто хотели остановиться и сделать паузу между задачами, чтобы очистить свои вкладки. Это поведение показало, что пользователи чувствовали, что интерфейс стал захламленным или неуправляемым. Иногда при чтении PDF имеет смысл держать пользователей в одном окне или на одной вкладке, чтобы они могли нажать кнопку «Назад» для возврата на предыдущую страницу. Однако после завершения работы с PDF мы часто видим, как пользователи закрывают окно браузера вместо того, чтобы нажать кнопку «Назад», поэтому они теряют навигацию.
Загрузка PDF-файла может быть лучшим вариантом для того, чтобы уберечь пользователя от мучительного чтения PDF-файла в окне браузера, но мы также наблюдали пользователей, которые были обеспокоены тем, что сначала нужно загрузить PDF-файл, а затем повторно открыть файл. В любом случае, все это реальные проблемы, которые требуется рассмотреть, прежде чем добавлять PDF-файл в интерфейс. Исследование с вашей собственной аудиторией - единственный способ понять, как лучше всего действовать.
5. Ссылка на веб-страницу, а не на PDF-файл
Не разрешайте поисковым системам индексировать файл PDF, если у вас есть соответствующая веб-страница. Вместо этого убедитесь, что ваша HTML-страница проиндексирована как внутренними, так и внешними поисковыми системами. Мы часто видим, что PDF-файлы занимают место в поиске выше, чем HTML-страницы в результатах внутреннего поиска (возможно, потому, что большие файлы могут содержать много справочной информации и несколько вхождений ключевых слов). Юзабилити страдает, когда пользователей загружают файл PDF, особенно если есть упоминание информации на 47 странице. Отображение иконки PDF-файла на страницах результатов поиска тоже не помогает. Хотя изначально он может формировать ожидания относительно того, с чем столкнется пользователь, он не снимает напряжения, которое они испытывают, когда видят загруженный PDF-файл.
6. Не спешите конвертировать документы в последнюю версию PDF.
Как и в любом ПО, пользователи медленно загружают обновления, когда они становятся доступны. Многие люди и организации используют старые программы чтения PDF, поэтому сохраняйте документы в более ранней версии PDF, чтобы помочь пользователям избежать проблем при открытии документа.
7. Стремитесь к наименьшему размеру PDF-файла, не жертвуя качеством.
Убедитесь, что размер вашего PDF-файла не сильно большой, чтобы загрузка занимала целую вечность. Или, что еще хуже, закрытие браузеров или использование большого трафика с помощью мобильной сети. Уменьшите размер, убедившись, что включена только самая необходимая информация и что размеры изображений соответствуют качеству отображения.
8. Форматируйте PDF-файл, чтобы он соответствовал разным размерам бумаги.
Некоторые страны используют 8.5x11, в то время как другие используют A4. Убедитесь, что ваш документ будет соответствовать обоим. Избегайте использования нескольких столбцов текста и небольших размеров шрифта. Многоколоночный текст труднее читать и сканировать распечатку, а небольшие размеры шрифта заставляют читателей напрягать глаза, независимо от носителя. Помните пример использования: кто-то собирается распечатать этот документ, потому что для ее контекста и задачи использование бумаги проще, чем использование цифрового носителя. Wiskicat.com предлагает пользователям посмотреть 10-минутное видео по сборке или скачать 20-страничную PDF-инструкцию по сборке своего продукта (слева). Поскольку в PDF используется крупный шрифт и изображения (справа), чтение его на мобильном телефоне возможно, но не очень оптимально.
По-прежнему неудобно читать этот PDF-файл в окне браузера, но он намного лучше, чем многие другие PDF-файлы, размещенные в интернете. Пользователи, распечатывающие это, чтобы собрать продукт, найдут его легким для чтения из-за простого языка, крупного шрифта и простых изображений.
9. Удалите или заархивируйте предыдущие версии PDF-файла и обновите ссылки со старой версии на новую.
У PDF-файлов есть способ сохранить устаревший контент а HTML-страницы всегда выглядят для пользователя более новыми и актуальными. В нашем исследовании юзабилити, когда участники сталкивались со старыми файлами PDF, они теряли доверие и ставили под сомнение актуальность соответствующей информации. В некоторых случаях люди тратили дополнительное время на поиск более свежей версии PDF-файла, чтобы проверить точность информации. Проведите аудит своего контента и удалите старые или предыдущие версии PDF-файлов. При обновлении версий убедитесь, что ссылки указывают на новую версию, а не на старую. Если по какой-то причине старый PDF-файл все еще должен быть на вашем сайте, четко и разборчиво укажите, какая версия самая последняя и где пользователи могут ее найти. Сделайте это на самой первой странице и во всем PDF-документе. Помимо даты последнего обновления, укажите контактную информацию, по которой пользователи могут получить помощь.
10. Предлагайте несколько форматов, а не только PDF.
Предоставьте пользователям выбор, не ограничивайте их только PDF-файлом. Подумайте, оценят ли пользователи также наличие аудиоверсии для прослушивания, специальной версии для электронных книг или вообще иного формата. Достижения в области технологий позволили усовершенствовать электронные книги, планшеты и мобильные приложения для чтения. Эти опции сделали чтение на цифровых устройствах кофортным и удобным, в то время как в прошлые годы это было не всегда так, и требовалась печать. Хотя PDF-файлы могут открывать большинство электронных книг, предалагть только PDF-формат быть неудобным для пользователя.
2020 год: PDF-файлы по-прежнему вызывают проблемы
Недавние исследования для четвертого издания нашего отчета о руководствах по веб-сети и третьего издания нашего отчета о корпоративном веб-сайте вновь обнаружили серьезные проблемы с юзабилити, когда пользователи взаимодейтстовали с PDF-файлы для онлайн-чтения. Справочники, формы и руководства для сотрудников необходимо разбивать на целевые веб-страницы, а не размещать в интернете как один большой объект в формате PDF. На корпоративных сайтах, несмотря на то, что хорошо иметь возможность загружать и распечатывать годовые отчеты, финансовая информация для онлайн-чтения должна предоставляться в простых форматах, в которых легко ориентироваться.
В некоторых случаях может потребоваться наличие загружаемого PDF-файла. Однако чаще всего людям не нужно распечатывать PDF-файл, и решение о размещении контента в PDF-формате основывается гораздо меньше на критическом мышлении , а больше на ложных предположениях, что PDF-файлы быстрее распечатываются, создаются и легче контролируются чем веб-страницы. В любом случае PDF никогда не следует использовать для чтения на экране. Не заставляйте пользователей мучиться и ломать голову над PDF-файлами!